Tipy

12 jednoduchých, ale efektivních technik pro zrychlenou práci v Excelu

Často se musí vypořádat s MS Excel? Pak nenechte si ujít část tipů na optimalizaci práce v tomto programu.

Rychle přidejte nová data do grafu

Pokud se pro váš již vytvořený diagram objeví nová data na listu, který je třeba přidat, pak můžete jednoduše vybrat rozsah s novými informacemi, zkopírovat (Ctrl + C) a vložit je přímo do diagramu (Ctrl + V).

Okamžitá výplň (výplň Flash)

Tato funkce se objevila pouze v nejnovější verzi aplikace Excel 2013, ale stojí za to ji předčasně upgradovat na novou verzi. Předpokládejme, že máte seznam plných jmen (Ivan Ivan Ivanovič), který musíte změnit na zkratky (Ivanov I.). Chcete-li provést takovou konverzi, stačí ručně zapsat požadovaný text do sousedního sloupce. Na druhém nebo třetím řádku se Excel pokusí předpovědět naše akce a provést další zpracování automaticky. Pro potvrzení stačí stisknout klávesu Enter a všechny názvy budou okamžitě převedeny.

Podobně můžete extrahovat jména z e-mailů, nalepit název fragmentů atd.

Kopírovat bez porušení formátů

S největší pravděpodobností víte o „magickém“ autocomplete markeru - tenkém černém kříži v pravém dolním rohu buňky tahem, který můžete kopírovat obsah buňky nebo vzorec do několika buněk najednou. Nicméně, tam je jeden nepříjemný nuance: takové kopírování často porušuje design tabulky, protože nejen vzorec je kopírován, ale také formát buňky. Tomu se lze vyhnout, pokud ihned po tažení černým křížkem kliknete na inteligentní značku - speciální ikonu, která se zobrazí v pravém dolním rohu kopírované oblasti.

Pokud vyberete možnost "Kopírovat pouze hodnoty" (Vyplnit bez formátování), uzavřený bude kopírovat vzorec bez formátu a nebude kazit design.

Zobrazení dat z tabulky aplikace Excel na mapě

Nejnovější verze aplikace Excel 2013 má možnost rychle zobrazit geodata na interaktivní mapě, například prodej podle města atd. Chcete-li to provést, přejděte na kartu App Store na kartě Vložit a odtud nainstalujte plugin Bing. Mapy. To lze provést přímým odkazem z webu kliknutím na tlačítko Přidat. Po přidání modulu jej můžete vybrat v rozevíracím seznamu "Moje aplikace" na kartě "Vložit" (Vložit) a umístit jej na pracovní list. Zbývá vybrat vaše datové buňky a kliknout na tlačítko Zobrazit umístění v modulu mapy, abyste viděli naše údaje.

V případě potřeby můžete v nastavení pluginu vybrat typ grafu a barvy, které mají být zobrazeny.

Rychlý přechod na požadovaný list

Pokud ve vaší knize počet pracovních listů překročil 10, pak je obtížné v nich navigovat. V levém dolním rohu obrazovky klepněte pravým tlačítkem myši na libovolná tlačítka pro posouvání listů.

Zobrazí se obsah a můžete okamžitě přejít na libovolný list.

Můžete také vytvořit na samostatném listu obsah s hypertextovými odkazy. Je to trochu složitější, ale často výhodnější.

Převést řádky na sloupce a zpět

Pokud jste někdy museli ručně přesouvat buňky z řádků do sloupců, oceníte následující trik:

  1. Zvýrazněte rozsah.
  2. Zkopírujte (Ctrl + C) nebo stisknutím pravého tlačítka myši vyberte "Kopírovat" (Kopírovat).
  3. Klepněte pravým tlačítkem myši na buňku, do které chcete vložit data, a vyberte jednu ze speciálních možností vkládání v kontextovém menu - ikonu "Transponovat".

Ve starších verzích aplikace Excel neexistuje žádná taková ikona, ale problém můžete vyřešit pomocí speciální vložky (Ctrl + Alt + V) a výběrem volby "Transponovat" (Transponovat).

Rozevírací seznam v buňce

Pokud má být zadáno přesně definované hodnoty z povoleného souboru (například pouze „ano“ a „ne“ nebo pouze ze seznamu oddělení společnosti, atd.), Lze to snadno organizovat pomocí rozevíracího seznamu:

  1. Vyberte buňku (nebo rozsah buněk), ve které by mělo být takové omezení.
  2. Klepněte na tlačítko Ověření dat na kartě Data (Ověření).
  3. V rozevíracím seznamu "Povolit" vyberte možnost "Seznam".
  4. V poli "Zdroj" určete rozsah obsahující referenční varianty prvků, které následně při zadávání vypadnou.

Pokročilé triky ze stejné série: rozevírací seznam s výplní, související rozevírací seznamy, rozevírací seznam s fotografiemi atd.

Chytrý stůl

Pokud vyberete rozsah s daty a na kartě Domů klepněte na tlačítko "Formátovat jako tabulku" (Home - Formátovat jako tabulku), pak se náš seznam převede na "inteligentní" tabulku, která (kromě efektního pruhovaného barvení) zná mnoho užitečných věcí:

  • Automaticky roztáhnout při přidávání nových řádků nebo sloupců.
  • Zadané vzorce budou automaticky zkopírovány do celého sloupce.
  • Víko této tabulky se při posouvání automaticky opraví a obsahuje tlačítka filtrů pro výběr a třídění.
  • Na kartě Návrh, která se zobrazí (Návrh), můžete do takové tabulky přidat řádek součtů s automatickým výpočtem.

Sparklines

Sparklines jsou miniaturní grafy vykreslené přímo v buňkách, které graficky zobrazují dynamiku našich dat. Chcete-li je vytvořit, klepněte na kartu "Graf" (řádek) nebo "Histogram" (sloupce) ve skupině "Sparklines" na kartě "Vložit". V okně, které se otevře, určete rozsah pomocí počátečních číselných dat a buněk, do kterých chcete přivést jiskry.

Po kliknutí na tlačítko "OK" je aplikace Microsoft Excel vytvoří v určených buňkách. Na kartě Design (Design) můžete dále upravit barvu, typ, povolit zobrazení minimálních a maximálních hodnot atd.

Obnovení neuložených souborů

Pátek Večer. Dlouho očekávaný konec šokového pracovního týdne. Těšíme se na zbytek, zavřete zprávu, kterou jste zaneprázdnili poslední polovinou dne, a v dialogovém okně, které se zobrazí, "Uložit změny do souboru?" Náhle, z nějakého důvodu, stiskněte "Ne".

Prázdná kancelář ohlašuje váš srdečně křik, ale je pozdě - posledních pár hodin práce šel na psí ocas a místo příjemného večera s přáteli budete muset obnovit ztracené.

Ve skutečnosti existuje velká šance na nápravu situace. Pokud máte Excel 2010, klikněte na "File" - "Recent" (File - Recent) a najděte tlačítko Recover Unsaved Workbooks v pravém dolním rohu obrazovky. V aplikaci Excel 2013 je cesta mírně odlišná: "Soubor" - "Podrobnosti" - "Správa verzí" - "Obnovení neuložených sešitů" (Soubor - Vlastnosti - Obnovení neuložených sešitů). Otevře se speciální složka z hloubek sady Microsoft Office, kde jsou do tohoto případu uloženy dočasné kopie všech vytvořených nebo upravených, ale neuložených knih.

Porovnání dvou rozsahů pro rozdíly a shody

Velmi často, když pracujete v Excelu, je nutné porovnat dva seznamy a rychle najít položky, které jsou v nich stejné nebo odlišné. Nejrychlejší a nejzajímavější způsob, jak toho dosáhnout:

  1. Vyberte oba porovnávané sloupce (zatímco držíte klávesu Ctrl).
  2. Vyberte v záložce Domovská stránka - Podmíněné formátování - Pravidla přidělení buněk - Duplicitní hodnoty (Home - Conditional formatting - Highlight Cell Rules - Duplicate Values).
  3. Z rozevíracího seznamu vyberte možnost Jedinečný.

Bonus: jiné způsoby, jak porovnat dva rozsahy a najít rozdíly / zápasy.

Výběr (úprava) výsledků výpočtu pro požadované hodnoty

Už jste někdy vyzvedli vstupní hodnoty ve vašem výpočtu Excelu, abyste získali výstup, který potřebujete? V takových chvílích se cítíš jako tvrdohlavý střelec, že? Jen pár desítek iterací "podvědomí - let", a tady to je, dlouho očekávaný "hit"!

Aplikace Microsoft Excel bude schopna provést takové přizpůsobení a rychlejší a přesnější. Chcete-li to provést, klepněte na tlačítko "Vložit" na tlačítko "What-if analýza" tlačítko a vyberte příkaz "Výběr parametrů" (Vložit - Co když analýza - cíl Hledat). V zobrazeném okně určete buňku, ve které chcete vybrat požadovanou hodnotu, požadovaný výsledek a vstupní buňku, kterou chcete změnit. Po klepnutí na tlačítko "OK", Excel provede až 100 "snímků", aby vybral celkovou požadovanou s přesností 0,001.

Pokud tento podrobný přehled nepokrývá všechny užitečné MS Excel žetony, o kterých víte, podělte se o ně v komentářích!